Отзывы

Россельхознадзор об автоматизации документооборота

Управление Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям (далее – Управление) − территориальный федеральный орган исполнительной власти, межрегиональное управление, осуществляющее ветеринарный, фитосанитарный и земельный надзор на землях сельскохозяйственного назначения на территориях двух субъектов Российской Федерации: Тверской и Псковской областей. Штат сотрудников –387 человек.

Деятельность Управления связана с необходимостью оперирования огромным объемом документооборота — более тысячи входящих, исходящих и внутренних документов в месяц, причем с возможностью обращения к ним одновременно двух удаленных подразделений: Тверского и Псковского.

Использовавшиеся ранее в Управлении программные средства собственной разработки позволяли лишь частично реализовать потребности учета и контроля движения документов. Требовалась новая система электронного документооборота (СЭД), которая должна была не просто обеспечить удобную и быструю работу с документами (хранение, регистрацию, коллективное согласование и редактирование), но и реализовать важные для данного предприятия возможности:

  • адавать «сценарий» и регламент осуществления определенных процессов и процедур компании, контролировать их надлежащее исполнение и документационное обеспечение;
  • долгосрочно планировать и анализировать результаты деятельности;
  • получать статистическую и аналитическую отчетность;
  • разрабатывать и формировать бланки и автозаполняемые шаблоны документов;
  • планировать и контролировать результаты деятельности;
  • повысить оперативность принятия решений по обращениям граждан;
  • автоматизировать учет бланков строгой отчетности.

Специалисты организационно-аналитического отдела Управления Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям сравнили возможности, функциональность и интерфейс ряда современных программ. В результате анализа была выбрана СЭД «1С:Документооборот 8 КОРП» как система, наиболее полно соответствующая специфике документооборота организации.

Внедрение выполнялось силами опытных программистов-консультантов ООО «Компания ОМНИТЕК» (тверской фирмы-франчайзи «1С»).

Работы по внедрению проводились в течение 3 месяцев. Всего автоматизировано 180 рабочих мест. Для быстрого освоения программы, совместной эффективной работы в ней проведено обучение ключевых пользователей, разработаны иллюстрированные инструкции.

В итоге предприятие получило систему электронного документооборота, разработанную в соответствии с особенностями его деятельности, потребностями и пожеланиями пользователей:

— сотрудники удаленных подразделений совместно работают в единой электронной базе документов;

— обеспечено автоматизированное планирование проверок поднадзорных объектов  и контроль исполнения штрафных санкций в специализированной подсистеме, которая избавляет от необходимости «вручную» обрабатывать большой объем данных,  исключает ошибки, повышает скорость, точность и корректность данного процесса;

— для анализа результатов проверок разработаны отчеты,  позволяющие быстро и удобно оценивать эффективность надзорной деятельности по многим критериям, корректировать соответствующие мероприятия;

— автоматизирован учет бланков строгой отчетности, разработаны автозаполняемые шаблоны типовых документов,  что обеспечивает оперативность, точность и удобство работы с ними;

— настроены шаблоны типовых процессов, задающие жесткий «сценарий» и нормативы выполнения определенных задач, позволяющие отслеживать корректность и своевременность их исполнения каждым ответственным сотрудником, повышая и упрощая контроль;

— настроено разграничение прав доступа пользователей к определенным группам документов, обеспечивающее соблюдение конфиденциальности и безопасность.

Помимо этого, при  оценке эффективности внедрения СЭД, сотрудники Управления Россельхознадзора сообщили, что новая система разрешила ряд проблем, таких, как отсутствие единого хранилища  и достоверной авторизации документов, долгий поиск документов, утеря информации при поломке компьютеров и увольнении отдельных сотрудников, большая трудоемкость сбора документации для проверяющих. Пользователи отметили и приобретение таких возможностей, как делегирование и контроль сроков исполнения поручений, получение адекватной оценки временных затрат сотрудников на исполнение задач, удобный механизм контроля редактирования документов (всегда доступны сведения о дате, авторе, предмете изменений, местонахождении последней версии).

Из отзыва начальника организационно-аналитического отдела Управления Натальи Евгеньевны Киселевой:  «Система »1С:Документооборот  8 КОРП»  — многофункциональный программный продукт, позволяющий не только осуществлять полный цикл документооборота от создания до архивного хранения, но и проводить анализ документооборота, систематизировать отчетные данные, контролировать исполнение документов. Программный продукт позволяет быстро и эффективно находить необходимые файлы, полнотекстовая  поисковая система программы  просто уникальна!

Специалисты компании «ОМНИТЕК» разработали и внедрили в Управлении дополнительный блок для автоматизации обработки и анализа статистической информации о проведенных контрольно-надзорных мероприятиях, что существенно облегчило работу специалистов Управления и обеспечило достоверность анализа. Необходимо отметить, что вся работа проведена на высоком профессиональном уровне, техническое задание выполнено в полном объеме.

Внимательное отношение к заказчику и профессионализм сотрудников Компании ОМНИТЕК позволили быстро   внедрить  систему электронного документооборота в нашем Управлении, грамотно реализовать все поставленные задачи, а  работу в программном продукте сделать для сотрудников Управления более эффективной!».

Посмотреть оригинал

автоматизация документооборота, внедрение СЭД, внедрение «1С:Документооборот 8», опыт ОМНИТЕК по автоматизации документооборота, отзыв о работе ОМНИТЕК, автоматизация учета некоммерческих учреждений

26.06.2012, 1854 просмотра.